Mini cas :  Agence « Event’Innov »

1. L’ENTREPRISE

L’agence « Event’Innov » est spécialisée dans l’organisation d’événements d’entreprise (séminaires, lancements de produits, team building). Fondée en 2005 à Lyon par Catherine BERTRAND, l’agence a ouvert une antenne à Bordeaux en 2018.

L'entreprise compte aujourd'hui 155 collaborateurs, dont 120 chefs de projets événementiels répartis sur les deux sites. Suite au départ à la retraite de la fondatrice, ses deux associés, Thomas et Sophie, ont repris la direction en 2023. L'agence est reconnue pour sa créativité, mais elle fait face à une concurrence accrue et à des exigences de plus en plus fortes sur la qualité de l'accueil client (Annexes 1, 2 et 3).

2. CARACTÉRISTIQUES DU SECTEUR D’ACTIVITÉ

Le secteur de l’événementiel est marqué par une forte saisonnalité et des pics d'activité intenses. Il nécessite une grande flexibilité et des compétences variées (gestion de projet, communication, logistique). Actuellement, le secteur peine à fidéliser les jeunes talents ("Génération Z") qui recherchent un meilleur équilibre vie pro/vie perso et un accompagnement managérial plus présent (Annexe 4).

3. LE SYSTÈME D’INFORMATION RH (SIRH)

L’agence utilise le logiciel « Talent-Soft » pour la gestion des congés et de la paie. Cependant, le suivi du recrutement et de l'intégration est encore réalisé manuellement via des dossiers papier ou des fichiers Excel isolés. Thomas et Sophie souhaitent moderniser ces processus pour gagner en réactivité et en professionnalisme.

4. LES MANAGERS ET LE CLIMAT SOCIAL

Les nouveaux dirigeants souhaitent passer d'un management "à l'ancienne" à une approche centrée sur l'épanouissement des salariés (marque employeur). Un audit interne révèle un turnover élevé chez les chefs de projets juniors et un sentiment d'isolement lors de l'arrivée dans l'entreprise. Ils ont créé un groupe de travail « Ambition RH ».

5. L'ASSISTANT(E) RH (BTS SAM)

Vous êtes l’assistant(e) de M. ROUX, Responsable RH. Votre rôle est de l'épauler dans la restructuration du pôle RH, notamment sur les volets recrutement, intégration et suivi administratif des compétences.

TRAVAIL À FAIRE

En vous appuyant sur l'ensemble des informations fournies, présentez de manière structurée dans une note ou un rapport, accompagné(e) d'annexe(s), qui aidera le manager à prendre des décisions adaptées :

  1. Votre diagnostic opérationnel sur les départs et les difficultés d'intégration des collaborateurs au sein de l'agence.

  2. Vos propositions de solutions argumentées et justifiées en relation avec le diagnostic établi.

Note : Votre travail devra inclure une analyse chiffrée (calculs de taux) 

DOSSIER D'ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme de l'Agence

  • Direction : Thomas (Stratégie) & Sophie (Commercial)

  • Pôle RH : M. Roux (RRH) et Vous (Assistant/e RH)

  • Site Lyon : 85 Chefs de projets, 10 Administratifs.

  • Site Bordeaux : 35 Chefs de projets, 5 Administratifs.

Annexe 2 : Évolution des effectifs (2022-2025)

Catégorie2022202320242025Cadres / Managers8101215Chefs de projets (CDI)9095110120Alternants / Stagiaires12151820Total110120140155

Annexe 4 : Fiche métier - Chef de projet événementiel (Extrait)

  • Missions : Conception, devis, coordination prestataires, présence terrain le jour J.

  • Compétences : Gestion du stress, anglais courant, maîtrise des outils digitaux.

  • Contraintes : Horaires irréguliers, déplacements fréquents.

Annexe 5 : Analyse des départs des chefs de projets (Année 2025)

  • Nombre de départs au total : 28.

  • Répartition des départs selon l'ancienneté :

    • Moins de 6 mois : 15 départs.

    • 6 mois à 2 ans : 8 départs.

    • Plus de 2 ans : 5 départs.

  • Nombre d'embauches sur l'année : 35.

  • Coût moyen d'un recrutement raté : estimé à $5\,000 \text{ €}$ (frais d'annonce, temps passé, formation perdue).

Annexe 6 : Solutions "Onboarding Digital" (Devis)

  • Outil A (Cloud-HR) : $300 \text{ €} / \text{mois}$. Inclus : parcours d'intégration gamifié, signature électronique des contrats.

  • Outil B (Soft-Invite) : $2\,000 \text{ €}$ de frais d'installation + $100 \text{ €} / \text{mois}$. Inclus : gestion des dossiers administratifs.

Annexe 7 : Verbatim des salariés (Sorties d'entretiens)

  • « Quand je suis arrivé, personne ne m'attendait, mon ordinateur n'était pas prêt. »

  • « On nous demande d'utiliser Talent-Soft, mais personne ne nous a formé à l'outil. »

  • « Les primes sur les projets ne sont pas claires, ça crée des tensions dans l'équipe. »