Mission envisageable pour cette compétence

Optimisation et sécurisation du processus de traitement des commandes clients

(ou dossiers fournisseurs)

Élément déclencheur : Un audit interne a révélé des retards de traitement, des pertes de documents entre les services et un manque de clarté sur "qui fait quoi", impactant la qualité de service.

Les différents documents à produire

1. Diagnostic de l'existant

   • Tâche : Réaliser un questionnaire auprès de l'équipe pour identifier les points de blocage du processus actuel.

   • Document 1 : Note de synthèse des dysfonctionnements (analyse des résultats du questionnaire).

2. Cadrage du projet et gestion des contraintes

   • Tâche : Définir les objectifs de performance (réduction des délais de 20%) et le budget alloué.

   • Document 2 : Fiche de cadrage du projet (Objectifs, Coûts, Délais).

3. Modélisation du nouveau processus (Poste-Document)

   • Tâche : Concevoir le nouveau circuit de circulation de l'information pour fluidifier les échanges.

   • Document 3 : Logigramme du processus optimisé (Schéma montrant le parcours d'un document de sa réception à son archivage).

4. Définition des règles de nommage et de stockage

   • Tâche : Établir une nomenclature stricte pour garantir que chaque fichier est retrouvé instantanément.

   • Document 4 : Charte de nommage des fichiers numériques.

5. Organisation de l'espace collaboratif

   • Tâche : Créer l'arborescence sur l'outil partagé (Teams, Drive, Serveur) et configurer les accès.

   • Document 5 : Plan de classement numérique détaillé.

6. Sécurisation et conformité RGPD

   • Tâche : Identifier les données sensibles et définir les droits de lecture/écriture pour chaque profil.

   • Document 6 : Matrice des droits d'accès et de sécurité.

7. Planification du déploiement

   • Tâche : Organiser la bascule vers le nouveau système et la formation des utilisateurs.

   • Document 7 : Planning de réalisation (Gantt) de la mise en œuvre.

8. Rationalisation de l'archivage final

   • Tâche : Mettre en place un système de purge automatique ou manuelle pour les documents obsolètes.

   • Document 8 : Tableau de gestion du cycle de vie des documents (Durées de conservation).