Organisation d'une journée de séminaire "Innovation et Cohésion"

pour le lancement d'un nouveau projet

 

Élément déclencheur : La direction souhaite lancer un projet de transformation digitale. Pour mobiliser les équipes et recueillir leurs idées, elle vous confie l'organisation d'une journée de séminaire interne incluant des ateliers collaboratifs.

Les étapes de la mission :

• Recueil des consignes et définition du budget

  • Tâche : Analyser le cahier des charges transmis par la direction et établir une estimation des coûts.

  • Document 1 : Note de cadrage du séminaire (objectifs, cibles, enveloppe budgétaire).

• Sourcing et sélection des prestataires (Calculs & Excel)

  • Tâche : Rechercher des lieux de réception et des traiteurs, puis comparer les offres.

  • Document 2 : Tableau Excel comparatif des devis avec calcul des coûts par personne et analyse du rapport qualité/prix.

• Planification opérationnelle de l'événement

  • Tâche : Coordonner les différentes phases de préparation (réservations, invitations, logistique).

  • Document 3 : Rétroplanning de l'organisation (Diagramme de Gantt).

• Modélisation du parcours des participants (Logigramme)

  • Tâche : Visualiser le déroulement de la journée pour s'assurer de la fluidité des activités (accueil, ateliers, pauses, clôture).

  • Document 4 : Logigramme du déroulement de la journée (Séquençage des activités).

• Création des supports de communication interne

  • Tâche : Réaliser les documents nécessaires pour informer et engager les collaborateurs.

  • Document 5 : Affiche de l'événement et carton d'invitation numérique (E-invitation).

• Développement d'outils d'assistance aux ateliers

  • Tâche : Concevoir des fiches de consignes pour les animateurs des ateliers collaboratifs.

  • Document 6 : Guide de l'animateur (procédures de gestion des ateliers et de prise de notes).

• Gestion administrative et suivi des inscriptions

  • Tâche : Centraliser les réponses des participants et gérer les contraintes spécifiques (régimes alimentaires, besoins en transport).

  • Document 7 : Liste de présence automatisée sur Excel (avec suivi des confirmations et alertes).

• Mesure de l'impact et suivi de la clientèle interne

  • Tâche : Évaluer le succès de la journée et recueillir les idées émises pour le projet de transformation.

  • Document 8 : Questionnaire de satisfaction (Google Forms ou autre) et compte-rendu de synthèse des résultats.

 

Pourquoi cette mission est excellente pour la Compétence 1 ?

• Support aux activités : Vous ne créez pas le projet digital, mais vous créez l'événement qui permet aux équipes de le construire.

• Diversité des supports : Vous produisez du calcul (budget), de la méthode (logigramme), de la gestion de temps (Gantt) et de la communication.