Cette compétence exige que vous soyez le principal organisateur et que vous gériez des contraintes de délais, de coûts et de qualité, tout en intégrant des problématiques d'archivage et de sécurité.

Rationalisation de la gestion documentaire et sécurisation de l'archivage du service

Élément déclencheur : Suite à un questionnaire interne, vous avez constaté des difficultés pour retrouver les documents, des problèmes de doublons et un non-respect des durées légales de conservation. Vous mettez en oeuvre votre mission afin de rectifier ces dysfonctionnements importants pour l'entreprise. 

• Audit de l’existant et identification du besoin

  • Tâche : Analyser les pratiques actuelles de stockage (physique et numérique) et identifier les points de douleur.

  • Document 1 : Synthèse du questionnaire d’audit (constat des dysfonctionnements).

• Conception d’une nouvelle structure de stockage

  • Tâche : Imaginer une organisation logique des fichiers pour faciliter l'accès à l'information.

  • Document 2 : Schéma de la nouvelle arborescence des fichiers numériques.

• Établissement des règles de gestion et de nommage

  • Tâche : Définir une charte stricte pour que chaque collaborateur nomme et classe les documents de la même manière (Qualité).

  • Document 3 : Guide des règles de nommage et procédure de classement.

• Mise en place d'un espace collaboratif sécurisé

  • Tâche : Paramétrer les droits d'accès sur le cloud ou le serveur de l'entreprise pour garantir la confidentialité (Sécurité).

  • Document 4 : Tableau de gestion des droits d'accès (qui peut lire/modifier quoi).

• Rationalisation de l'archivage physique et numérique

  • Tâche : Trier les documents selon leur durée de conservation légale et organiser leur stockage à long terme.

  • Document 5 : Calendrier de conservation et d'archivage (normes de stockage et dates de destruction).

• Gestion des coûts et suivi de la mise en œuvre

  • Tâche : Évaluer le coût de la solution (achat de fournitures d'archivage, coût du stockage cloud) et planifier le déploiement.

  • Document 6 : Budget prévisionnel de l'opération et planning de migration des données.

Points de vigilance pour votre dossier (Thème 2) :

• Responsabilité : Vous devez montrer que c'est vous qui avez piloté le projet de A à Z

• Espace collaboratif : Il est impératif de mentionner l'utilisation d'outils partagés 

• Conformité : Assurez-vous que vos documents respectent la réglementation en vigueur (RGPD, durées légales de conservation)