Pour la Compétence 2 (Gestion des dossiers en responsabilité), l'enjeu est de démontrer votre autonomie dans le pilotage d'un projet complexe. Vous devez gérer des délais, des coûts et de la qualité tout en assurant la sécurité et l'archivage des données.

 

Voici une mission axée sur la conformité et la gestion d'un portefeuille de prestataires.

 

Audit et mise en conformité du portefeuille "Prestataires de Services" 

 

Élément déclencheur : La direction a constaté des dysfonctionnements dans le suivi des contrats (prestations payées mais non réalisées, contrats tacitement reconduits sans mise en concurrence, absence de documents légaux de vigilance).

1. Recensement et état des lieux (Audit)

   • Tâche : Identifier tous les contrats de prestation en cours (entretien, maintenance, intérim, conseil) et vérifier l'exhaustivité des dossiers.

   • Document 1 : Tableau Excel d'inventaire des contrats (avec alertes de dates d'échéance et statuts de conformité).

2. Analyse des coûts et des écarts (Calculs & Excel)

   • Tâche : Comparer les montants facturés sur l'année N-1 par rapport au budget initialement prévu pour chaque prestataire.

   • Document 2 : État de suivi budgétaire (Analyse des écarts et calcul du ROI de certaines prestations).

3. Modélisation du processus de référencement (Logigramme)

   • Tâche : Créer un circuit officiel pour toute nouvelle demande de prestation afin d'éviter les engagements "hors procédure".

   • Document 3 : Logigramme du processus "Référencement d'un nouveau prestataire".

4. Rédaction d'un Appel d'Offres pour le renouvellement d'un contrat

   • Tâche : Piloter la mise en concurrence d'une prestation majeure (ex: nettoyage ou maintenance informatique).

   • Document 4 : Dossier de consultation des entreprises (Cahier des charges technique et administratif).

5. Analyse comparative des offres (Qualité & Coût)

   • Tâche : Évaluer les réponses reçues selon des critères de prix, de qualité de service et d'engagement RSE.

   • Document 5 : Tableau comparatif multicritères avec système de notation pondéré sur Excel.

6. Sécurisation juridique des dossiers (Vigilance)

   • Tâche : Collecter les documents obligatoires (Kbis, attestation URSSAF) pour lutter contre le travail dissimulé (obligation de vigilance).

   • Document 6 : Check-list de conformité juridique par prestataire.

7. Organisation de l'espace collaboratif de suivi

   • Tâche : Structurer un dossier partagé pour que la direction et la comptabilité accèdent facilement aux contrats signés.

   • Document 7 : Plan de classement numérique du dossier "Prestataires" (Arborescence et droits d'accès).

8. Rationalisation de l'archivage des anciens contrats

   • Tâche : Trier les contrats résiliés et organiser leur archivage selon les délais de prescription légale.

   • Document 8 : Inventaire d'archivage (Bordereau de versement avec dates de destruction finale).

Pourquoi cette mission valide la Compétence 2 ?

• Responsabilité : Vous êtes le pivot entre les prestataires, la direction et les services utilisateurs.

• Réglementation : Vous gérez des contraintes légales fortes (droit des contrats, obligation de vigilance).

• Outils Collaboratifs : La mise en place d'un espace partagé pour les contrats répond directement aux attentes du thème.

• Technicité : L'utilisation de calculs sur Excel et la réalisation d'un logigramme démontrent une maîtrise des outils de gestion.